ChatGPTで報告書・議事録を作る方法｜メモから3ステップ

会議や打ち合わせのあと、報告書や議事録づくりに時間を取られていませんか。

ChatGPTを使えば、手元のメモを渡すだけで、要点の整った下書きが数分で作れます。

この記事では、報告書と議事録を作る手順を、3ステップで紹介します。

録音や特別なツールは使わず、自分のメモから始められます。

最終更新：2026年6月11日

STEP1：メモを渡して下書きを作る

結論：まず会議や作業のメモを、箇条書きのままChatGPTに渡します。

用意するのは、ChatGPTが使える端末と、伝えたいメモだけです。

録音や文字起こしツールは要りません。

きれいな文章にする必要もありません。

「誰が・何を話したか」がわかる短いメモで十分です。

社名や個人名は、この時点で「[A社]」「[Bさん]」のように伏せておくと安心です。

詳しい理由は、後半の「入力前の3つの注意点」で説明します。

下のように、メモを貼り付けてみましょう。

プロンプト例

次のメモから、社内向けの議事録を作ってください。
・会議名：6月の販促ミーティング
・日時：6月10日 14時〜15時
・参加者：[Aさん]／[Bさん]／[Cさん]
・話したこと：夏のキャンペーン案、SNS投稿の担当、予算の確認
・決まったこと：7月開始、SNSは[Bさん]担当
・宿題：予算案を[Cさん]が来週まとめる
決定事項とTo Doは、最後に分けて書いてください。

このように、要点を渡すだけで、日時／参加者／議題／決定事項／To Doが整理された議事録の下書きが返ってきます。

具体的な中身は、渡したメモや聞き方によって毎回変わります。

STEP2：決定事項とTo Doを表で整理する

ねらい：あとから見返しやすいように、出力の形を指定します。

議事録や報告書は、決定事項と次の行動が一目でわかると役立ちます。

そこで「表で」「箇条書きで」と形式を指定します。

下書きができたら、続けてこう頼みます。

プロンプト例

決定事項とTo Doを、それぞれ表にしてください。
To Doの表は「担当者」「内容」「期限」の3列にしてください。

送信すると、「担当者・内容・期限」を列にした、To Doの一覧表が返ってきます。

具体的な中身は、渡したメモによって毎回変わります。

表にすると、誰がいつまでに何をするかが、ひと目で伝わります。

「To Doだけ表にして」のように、必要な部分だけ形を変えることもできます。

STEP3：報告書の形に整える

ゴール：同じメモから、日報や週報などの報告書に整えます。

ここまでは議事録を作ってきました。

同じメモやチャットの流れから、報告書の形にも変えられます。

日報や週報は、決まった項目にそって書くと読みやすくなります。

続けて、次のように頼んでみましょう。

プロンプト例

今のメモを、上司に提出する週報の形に直してください。
項目は「今週やったこと」「成果」「来週の予定」「相談したいこと」の4つにしてください。
全体を300字くらいにまとめてください。

送信すると、「今週やったこと／成果／来週の予定／相談したいこと」の4項目が、指定した文字数の目安でまとまった週報が返ってきます。

具体的な中身は、渡したメモによって毎回変わります。

報告書の項目は、職場の様式に合わせて自由に変えられます。

「日報にして」「営業報告の形で」と頼めば、形式を切り替えてくれます。

うまくいかない時の2つの直し方

思った形にならないときは、次の2つで調整できます。

1. 要点がずれる：原因はメモの情報不足です。
   「誰が・何を決めたか」をメモに1行足して、もう一度渡します。
2. 文章が長い・かたい：原因は条件のあいまいさです。
   「300字で」「やわらかい言葉で」と、数や雰囲気を指定し直します。

どちらも、作り直しは何度でも無料の範囲でできます（2026年6月時点）。

入力前の3つの注意点

メモを渡す前に、次の3点を確認しましょう。

1. 個人情報を入れない：実名や取引先名、住所などは「[A社]」「[Bさん]」のように伏せて渡します。
2. 内容を自分で確認する：AIは日付や数字をまちがえることがあります。
   決定事項や期限は、必ず自分の目で確かめます。
3. 完成版は自分で仕上げる：ChatGPTは社内システムへの登録や提出をしてくれません。
   できた文面をコピーして、自分で報告書の様式に貼ります。

ChatGPTは無料プランでも利用できます（2026年6月時点）。

利用回数や機能には制限がある場合があります。

最新情報はOpenAI公式ヘルプセンターもあわせて確認してください。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

• メモを渡すだけで、議事録や報告書の下書きが作れます。
• 「表で」と形式を指定すると、決定事項やTo Doが見やすく整います。
• 同じメモから、日報や週報の形にも変えられます。

まずは、今日の会議メモを1つ、ChatGPTに渡してみましょう。

長時間の会議を録音からまるごと文字にしたい場合、自分でメモを取る手間そのものを減らす方法もあります。

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