ChatGPTで仕事メールを書く方法｜コピペ例文と3ステップ

仕事のメールを書くのに、時間がかかってしまう方へ。

ChatGPTを使えば、用件を伝えるだけで、ていねいなメールの下書きが数分で作れます。

この記事では、コピペで使える例文と3ステップで、その手順を紹介します。

パソコン・スマホのどちらでも、特別な準備は要りません。

最終更新：2026年6月10日

STEP1：用件を箇条書きで渡す

結論：まず「誰に・何を・要点」を箇条書きでChatGPTに渡します。

用意するのは、ChatGPTが使える端末と、メールで伝えたい用件だけです。

きれいな文章にする必要はありません。

メモのような箇条書きで十分です。

取引先名や個人名は、この時点で「[A社]」「[担当者]」のように置き換えておくと安心です。

詳しい理由は、後半の「送る前の3つの注意点」で説明します。

下のように、用件を箇条書きにして貼り付けてみましょう。

次の用件で、取引先に送るビジネスメールの下書きを作ってください。
・宛先：[A社]の[担当者]さん
・用件：来週の打ち合わせの日程変更のお願い
・事情：体調をくずしたため、3日(火)を5日(木)に変えたい
・希望：14時以降なら調整できます

このように、要点を渡すだけで、形の整った下書きが返ってきます。

STEP2：相手とトーンを指定する

ねらい：送る相手に合わせて、ていねいさを調整します。

同じ用件でも、ちょうどよい敬語の強さは相手によって変わります。

社外で初めて連絡する相手なら、ていねいめに整えると安心です。

社内のよく知る相手なら、簡潔にした方が読みやすくなります。

下書きができたら、続けて次のように頼んでみましょう。

このメールを、社外の初めての相手に送る前提で、もう少していねいにしてください。
クッション言葉を一言そえて、4文ほどに収めてください。

「もっとやわらかく」「もっと簡潔に」と伝えれば、何度でも直してくれます。

STEP3：自分の言葉に直して仕上げる

ゴール：AIっぽさを消して、自分の言い回しになじませます。

ChatGPTの文章は、整っている反面、少し無難で「誰が書いても同じ」に見えることがあります。

そのまま送ると、相手に定型文のような印象を与える場合があります。

最後に、自分がふだん使う言葉へ軽く直すと、ぐっと自然になります。

直すポイントは、次のように考えるとわかりやすいです。

すべて直す必要はありません。

1〜2か所、自分らしい言い回しに変えるだけでも、印象は変わります。

固有名詞の「[A社]」「[担当者]」を、送る前に実際の宛名へ戻すのも忘れないようにしましょう。

うまくいかない時の2つの直し方

思った文面にならないときは、次の2つで調整できます。

1. 文章が長い・かたい：原因は条件のあいまいさです。「3文以内で」「やわらかい言葉で」と数や雰囲気を具体的に指定し直します。
2. 内容がずれる：原因は用件の情報不足です。STEP1の箇条書きに、抜けていた事情や希望を1行足してもう一度渡します。

どちらも、作り直しは何度でも無料の範囲でできます。

送る前の3つの注意点

メールを送る前に、次の3点だけ確認しましょう。

1. 個人情報を入れない：実名・取引先名・住所などは入力せず、「[A社]」「[担当者]」のように伏せて渡します。
2. 内容を自分で確認する：AIは事実や日付をまちがえることがあります。日時・金額・宛名は、必ず自分の目で確かめます。
3. 送信は自分で行う：ChatGPTはメールを送ってくれません。できた文面をコピーして、自分でメールソフトに貼って送ります。

ChatGPTは無料プランでも利用できます（2026年6月時点）。

利用回数や機能には制限がある場合があります。

最新情報はOpenAI公式ヘルプセンターもあわせて確認してください。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

• 用件を箇条書きで渡すだけで、メールの下書きが作れます。
• 相手とトーンを指定すると、ていねいさを調整しやすくなります。
• 最後に自分の言葉へ直すと、定型文っぽさが消えて自然になります。

まずは、今日返したいメール1通を、箇条書きにしてChatGPTに渡してみましょう。

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